Hóa đơn là một chứng từ liệt kê các sản phẩm và dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua và thiết lập nghĩa vụ của  người mua đối với việc toán cho các sản phẩm và dịch vụ đó. Bài viết này sẽ cung cấp một số kiến thức về các loại hóa đơn thường được sử dụng trong giao dịch mua bán.

1. Hóa đơn thương mại 

Hóa đơn thương mại (commercial invoice) là một tài liệu pháp lý quan trọng trong khâu thanh toán giữa nhà cung cấp và khách hàng. Hóa đơn thương mại thể hiện rõ ràng số tiền hàng mà người mua phải trả cho người bán

Khi được sử dụng trong ngoại thương, hóa đơn thương mại là một chứng từ hải quan. Nó được sử dụng như một tờ khai hải quan được cung cấp bởi người hoặc công ty đang xuất khẩu một mặt hàng qua biên giới quốc tế. Mặc dù không có định dạng chuẩn, tài liệu phải bao gồm một số thông tin cụ thể như: các bên liên quan đến giao dịch vận chuyển, hàng hóa được vận chuyển, quốc gia sản xuất và mã Harmonized System cho những hàng hóa đó. Hóa đơn thương mại thường phải bao gồm một tuyên bố xác nhận rằng hóa đơn là đúng và chữ ký.

Nhằm giảm thiểu và thống nhất các mẫu giấy tờ lưu hành trong các nghiệp vụ kinh tế, Bộ tài chính Việt Nam đã quyết định lập và sử dụng Hóa đơn thương mại thay thế hóa đơn xuất khẩu trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đây cũng là một trong những chứng từ chính được hải quan sử dụng để xác định thuế hải quan

Nội dung của hóa đơn thương mại gồm

Thông tin hóa đơn (Invoice Information):

• Số hóa đơn (Invoice number): Số tham chiếu hóa đơn của nhà cung cấp
• Ngày hóa đơn (Invoice date): Ngày phát hành hóa đơn

Thông tin người gửi (Shipper Infomation)

• Têncủa người gửi
• Địa chỉ đầy đủ của người gửi, bao gồm mã bưu chính / mã zip và tên thành phố
• Số điện thoại của người gửi.
• Số Fax của người gửi
• Số VAT: Số tham chiếu Thuế giá trị gia tăng của người gửi đối với các quốc gia áp dụng Thuế VAT.
• Quốc gia mà người gửi được đặt tại.

Thông tin người nhận hàng (Consignee Information)

• Tên Của người nhận
• Địa chỉ đầy đủ của người nhận, bao gồm mã bưu chính / mã zip và thành phố
• Số điện thoại của người nhận.
• Số fax của người nhận
• Số VAT: Số tham chiếu Thuế giá trị gia tăng của người nhận, đối với các quốc gia áp dụng Thuế VAT.
• Quốc gia của người nhận được đặt tại

Thông tin vận chuyển (Shipping Information): 

• AWB Number: số hóa đơn Air Way theo đó hàng hóa được vận chuyển
• Đại lý giao nhận (Fowarding Agent): tên công ty vận chuyển
• Ngày xuất khẩu (Date of export) : ngày mà hàng hóa được vận chuyển
• Phương thức thanh toán (Payment mode): phương thức thanh toán vận chuyển có thể được trả trước, thu hoặc miễn phí cư trú

Thông tin lô hàng (Shipment Information):

• Số phần (Number of piecies): số phần của lô hàng bao gồm
• Đặc điểm kỹ thuật của hàng hóa (Specification of commodities: mô tả và bản chất của hàng hóa sẽ được vận chuyển.
• Wt: tổng trọng lượng của từng mảnh
• Số lượng (Quantity: số lượng đơn vị hàng hóa.
• Đơn giá (Unit price): giá trị của từng đơn vị hàng hóa
• Số tiền (Amount): giá trị của mỗi bộ hàng hóa
• Tổng trọng lượng (Total weight: tổng trọng lượng của đơn hàng
• Tiền tệ (Currency): tiền tệ được sử dụng để định giá hàng hóa
• Tổng số tiền (Total amount): tổng giá trị của đơn hàng
• Quốc gia xuất xứ (Country of origin): quốc gia nơi hàng hóa được sản xuất
• Tên của người gửi
• Chữ ký: Chữ ký / dấu công ty của người gửi

2. Hóa đơn chiếu lệ (Pro Forma)

Là một loại chứng từ giống như hóa đơn nhưng không dùng như cho thanh toán như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Có thể xem hóa đơn này như một đơn chào giá cho khách hàng. Hóa đơn này cho khách hàng biết họ phải trả bao nhiêu khi bạn giao sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ. Các điều khoản trong một hóa đơn này có thể thay đổi khi dự án tiến hành.

Một số mục đích sử dụng khác của hóa đơn chiếu lệ:

• Chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu
• Chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ hoặc xin giấy phép xuất khẩu
• Chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ
• chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài

3. Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Hóa đơn tạm thời được gửi trước hoặc cùng với lô hàng và được sử dụng để mô tả các điều kiện bán hàng như: giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng

Hóa đơn tạm thời không phải là hóa đơn thật. Do đó, bạn sẽ không ghi lại vào hệ thống các khoản phải thu của mình và người mua sẽ không ghi lại vào hệ thống phải trả của mình. Hóa đơn tạm thời chỉ cho người mua biết các điều khoản bán hàng là gì và được sử dụng để điều chỉnh việc bán hàng theo thỏa thuận của cả bạn và người mua. Hóa đơn tạm thời không đóng vai trò xác nhận rằng giao dịch bán hàng đã xảy ra. Nếu khách hàng không thanh toán hóa đơn tạm thời, nó sẽ trở nên vô hiệu mà không có sự phân nhánh hợp pháp.

4. Hóa đơn chính thức (Final Invoice)

Hóa đơn cuối cùng được gửi cho người mua dịch vụ hoặc hàng hóa sau khi hoàn thành một dự án. Hóa đơn cuối cùng cho khách hàng biết công việc đã hoàn thành. Không giống như một hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn cuối cùng là một yêu cầu thanh toán.

Hóa đơn cuối cùng bao gồm một danh sách cụ thể hóa các sản phẩm và dịch vụ bạn đã cung cấp,chi phí, ngày đáo hạn và phương thức thanh toán.